A HVG.hu oldalán találtam egy nagyon jó cikket, amit szeretnék a cégvezető / ügyvezető társaim figyelmébe ajánlani. Mindannyian tudjuk, hogy bizonyos iratokat meg kell őriznünk – de azt tudjuk-e, hogy pontosan mit és meddig? Az iratmegőrzés az utóbbi néhány évben már komplett szolgáltatási iparággá nőtte ki magát, hazánkban is több ezzel foglalkozó cégről tudok.

A HVG.hu cikkét nem ismétlem, a lenti linken mindenki elolvashatha. A cikk összefoglalja az érvényes szabályozást Magyarországon, Angliában, Németországban és Franciaországban. Ráadásul külön érdekes lesz lassan az elektronikus iratok megőrzésének kérdése. Persze ezzel az előbb említett iparágat szépen leépítjük, ők nyilván nem örülnek majd. Ahogy nem fognak örülni a nyomtató gyártók sem, sőt a posta sem, hiszen ahogy sikerül az e-maileket elektronikus aláírással hitelesíteni és megoldani a megbízható “tértivevény” kérdését, máris sokkal kevésbé lesz szükség a postai szolgáltatásokra.

Ettől függetlenül azonban egészen biztos vagyok abban, hogy még nagyon-nagyon sokáig papír alapú marad a “hivatalos világ”. Nálam ma a cég pénzügyi jelentését, a mérleget és az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, kapcsolódó iratokat 10 évig kell megőrizni. Számlákat 8 évig, kapcsolódó szerződéseket, egyéb dokumentumokat akár 15 évig kell megőriznünk. A cikk ugyan nem említi, de én úgy tudom a munkaügyi bizonylatokat 50 évig is őrizni kell – gondolom ez a kötelezettség akár a nyugdíjjal is kapcsolatban lehet.

Ráadásul az elévülési időn belül az iratok megsemmisítése, eltüntetése bűncselekménynek minősül.

Az írásom alapjául szolgáló cikk itt található:

http://adozona.hu/eu/20090922_eu_iratkezeles.aspx